Secapp

Kun viestinnän pitää tavoittaa oikeat ihmiset eikä vain päätyä yleiseen keskusteluryhmään, ratkaisevaa on usein se, miten viesti jaetaan ja miten siihen reagoidaan. Secapp on viestintäsovellus, jonka keskiössä ovat organisaatioiden tilanneviestit ja hälytykset. Minusta sen kiinnostavin käyttötapa ei ole korvata kaikkea työpaikan viestintää, vaan tarjota erillinen kanava tilanteisiin, joissa tiedon pitää kulkea järjestelmällisesti. Se tekee sovelluksesta varteenotettavan etenkin ryhmille, joilla on sovittu toimintatapa poikkeustilanteita varten.

Kun viestin pitää tavoittaa oikea ryhmä

Secappin olennainen ajatus on kohdennettu viestintä: organisaatio voi käyttää sovellusta tiedon ja hälytysten välittämiseen ihmisille, joiden pitää tietää asiasta tai osallistua toimintaan. Käytännössä tämä on eri lähtökohta kuin tavallisessa viestisovelluksessa, jossa keskustelut rakentuvat usein tuttujen henkilöiden, kanavien ja jatkuvan jutustelun ympärille. Tilanneviestinnässä hyöty syntyy siitä, että viestin lähettämisen yhteydessä ajatellaan myös vastaanottajia ja tarvittavaa reagointia.

Tällainen väline on hyödyllinen vain, jos käyttäjät tietävät etukäteen, mihin sitä käytetään. Ennen käyttöönottoa sopisin ryhmän kanssa, millaiset asiat lähetetään Secappiin, kuka voi käynnistää hälytyksen ja miten vastaanottaja kertoo saaneensa tiedon. Ilman yhteisiä pelisääntöjä erillinen kanava voi jäädä epäselväksi: osa seuraa sitä aktiivisesti, osa odottaa viestiä jostakin muualta. Sovellus ei yksin ratkaise työnjakoa, mutta se voi tehdä sovitusta viestintätavasta käytännöllisemmän.

Miltä käyttö voi näyttää tavallisena työpäivänä

Kuvitellaan esimerkiksi työyhteisö, jossa vastuuhenkilö huomaa, että suunniteltu toiminta pitää järjestää uudelleen nopeasti. Hän lähettää tilanteesta tiedon sovitulle ryhmälle, ja vastaanottajat voivat palata samaan viestintäkanavaan sen sijaan, että jokainen etsisi tilannekuvaa eri keskusteluista. Tärkeintä ei tällöin ole viestien määrä vaan se, että ryhmällä on yhteinen paikka tiedon välittämiseen ja sovittu tapa reagoida. Tämä on realistinen syy käyttää erillistä työkalua myös silloin, kun kyse ei ole suuresta onnettomuudesta.

Minusta kannattaa myös erottaa kiireellinen hälytys tavallisesta tiedotteesta jo ennen käyttöä. Jos kaikkea käsitellään yhtä kiireellisenä, huomio voi hajota ja vastaanottajan on vaikeampi arvioida, mihin pitää tarttua ensin. Kun organisaatio sopii viestien käyttötarkoituksista ja vastuista, järjestelmällinen kanava voi vähentää väärinkäsityksiä. Samalla käyttäjien on helpompi tietää, mistä heidän kannattaa tarkistaa ajantasainen ohje.

Kenelle erillinen viestintäkanava sopii

Secapp voi sopia organisaatiolle, jossa viestin pitää tavoittaa ennalta määritelty joukko eikä pelkkä kahden henkilön keskustelu riitä. Hyötyä voi olla esimerkiksi tiimillä, jonka jäsenet tarvitsevat yhteisen tavan välittää tilanteeseen liittyvää tietoa ja koordinoida vastaamista. Olennaista ei ole organisaation koko vaan se, onko sillä toistuva tarve suunnitelmalliseen tilanneviestintään ja ovatko käyttäjät valmiita ottamaan uuden kanavan osaksi työtään.

Jos etsit sovellusta ystävien arkiseen jutusteluun, perhekuvien jakamiseen tai satunnaiseen yhteydenpitoon, tavallinen viestisovellus on luultavasti luontevampi. Sama pätee yksinyrittäjään tai pieneen ryhmään, jolla ei ole tarvetta erillisille toimintatavoille. Secappin arvo ei synny vain asentamisesta, vaan siitä, että useampi ihminen käyttää sitä sovitulla tavalla. Jos muu työyhteisö ei ole mukana, erillinen sovellus voi lisätä vaivaa sen sijaan, että se helpottaisi viestintää.

Mikä on Secapp?

Secapp on suunniteltu erityisesti kriittisiin tilanteisiin, joissa nopea ja luotettava viestintä on elintärkeää. Tämä sovellus on käytössä monilla aloilla, kuten terveydenhuollossa, julkisessa hallinnossa ja yksityisissä yrityksissä, jotka tarvitsevat tehokasta viestintätyökalua hätätilanteissa. Kyseessä on Secapp Ltd:n viestintäsovellus, ja sen keskiarvo on 3,5 yhteensä 326 arviosta; käyttäjäarvosteluja on 137. Sovellusta on asennettu yli 50 000 kertaa. Se on ilmainen, PEGI 3 -ikärajan mukainen ja julkaistu 21.10.2014; nykyinen versio on 3.406 ja vähimmäiskäyttöjärjestelmä Androidilla on 8.0.

Ensivaikutelmat

Asennus oli helppoa, ja käyttöliittymä on intuitiivinen. Heti alusta alkaen tuntui, että sovellus on suunniteltu käytännöllisyyttä ja helppokäyttöisyyttä silmällä pitäen. Ei turhia kikkailuja, vaan selkeä ja suoraviivainen kokemus. Turvallisuus on selvästi sovelluksen ytimessä, mikä näkyy vahvassa salauksessa ja käyttäjän tunnistautumisessa.

Työkalun sopivuutta arvioidessa kysyisin kuitenkin myös, miten se istuu organisaation nykyisiin käytäntöihin. Pelkkä helppo alku ei vielä kerro, miten käyttäjät muistavat tarkistaa viestit tai miten sovelluksen käyttö liittyy heidän muihin kanaviinsa. Kannattaa sopia selvästi, mistä kiireelliset ilmoitukset tulevat ja mitä tehdään, jos joku ei vastaa. Näin uusi kanava täydentää toimintaa eikä luo rinnalle epäselvää viestiketjua.

Keskeiset ominaisuudet

Yksi sovelluksen parhaista puolista on sen kyky lähettää joukkoviestejä nopeasti ja luotettavasti. Voit luoda ryhmiä ja lähettää viestejä tekstinä, äänenä tai kuvatiedostoina. Lisäksi hälytysjärjestelmä on todella vaikuttava – se voi lähettää ilmoituksia käyttäjille erilaisilla tasoilla, mikä varmistaa, että kriittinen tieto saavuttaa oikeat ihmiset oikeaan aikaan.

Joukkoviestin käytännöllisyys riippuu siitä, kuinka huolellisesti vastaanottajaryhmät pidetään ajan tasalla. Jos henkilöstön vastuut tai ryhmät muuttuvat, viestin kohdentaminen kannattaa tarkistaa samalla, kun toimintatapoja päivitetään. Tämä on pieni ylläpitotehtävä, mutta sillä on suuri merkitys: hyödyllinenkin ilmoitus menettää tehoaan, jos se menee väärälle joukolle tai oikea vastaanottaja jää sen ulkopuolelle. Minusta juuri tämä ennakkosuunnittelu erottaa toimivan hälytyskanavan tavallisesta massaviestistä.

Sovellus tukee myös sijaintitietojen jakamista, mikä voi olla elintärkeää esimerkiksi pelastustöissä. Pidin erityisesti siitä, että viestit voidaan ajastaa ja lähettää myöhemmin, mikä tuo lisää joustavuutta kriisinhallintaan. Ajastus sopii parhaiten ennalta tiedossa oleviin muistutuksiin tai viesteihin, joiden lähetyshetki halutaan suunnitella etukäteen; kiireellistä ja muuttuvaa tilannetta varten viestin sisältö ja vastaanottajat pitää silti arvioida juuri lähetyshetkellä.

Käyttökokemukset

Käytin sovellusta muutaman hätätilannesimulaation aikana, ja voin sanoa, että se täytti odotukseni. Viestit välittyivät nopeasti, ja vastaanottajat pystyivät helposti vastaamaan tai antamaan lisätietoja. Oli myös mukavaa, että sovellus toimi yhtä hyvin sekä Android- että iOS-laitteilla, mikä tekee siitä monipuolisen ratkaisun erilaisille käyttäjäryhmille.

Simulaatiossa on yksi hyödyllinen oppi, jonka ottaisin mukaan todelliseen käyttöönottoon: testatkaa koko ketju, älkää vain viestin lähettämistä. On hyvä harjoitella, kuka aloittaa viestinnän, miten vastaanottajat kuittaavat tilanteen ja mistä seuraava ohje löytyy. Näin mahdolliset epäselvät vastuut huomataan rauhallisessa harjoituksessa, eikä ensimmäinen käyttökerta osu tilanteeseen, jossa kaikilla on kiire. Samalla eri laitteita käyttävät työntekijät voivat varmistaa, että yhteinen toimintamalli on heille selvä.

Jos mietit, voiko sovellus korvata puhelut tai kaikki muut työkanavat, en lähtisi siitä oletuksesta. Se toimii parhaiten osana sovittua viestintätapaa, jossa myös tiedetään, milloin tarvitaan suoraa yhteydenottoa tai muuta varakanavaa. Sovelluksen arvo on siinä, että organisaatiolla on oma järjestelmänsä viestien välittämiseen ja niihin reagoimiseen, ei siinä, että jokainen tilanne ratkeaisi yhdellä ilmoituksella.

Yhteensopivuus ja integroinnit

Secapp integroituu hyvin muiden järjestelmien kanssa, mikä on suuri plussa organisaatioille, jotka käyttävät useita viestintäkanavia. Se tukee API-yhteyksiä, mikä mahdollistaa sen käytön yhdessä muiden työkalujen kanssa, kuten CRM-järjestelmien tai henkilöhallintoratkaisujen kanssa.

Integraatioiden hyöty on käytännössä sitä suurempi, mitä selkeämpi tarve yhdistämiselle on. Ennen käyttöönottoa selvittäisin, mitä tietoa halutaan välittää järjestelmien välillä ja kuka vastaa yhteyden toimivuudesta. API-mahdollisuus ei itsessään tarkoita, että jokainen organisaation työkalu olisi valmis yhdistettäväksi ilman työtä. Jos tarve on vain lähettää muutama kiireellinen ryhmäviesti, yksinkertaisempi tapa voi riittää; jos viestintä liittyy laajempaan toimintaketjuun, yhteensopivuus voi olla painava valintaperuste.

Lopulliset mietteet

Kaiken kaikkiaan Secapp on erinomainen valinta organisaatioille, jotka tarvitsevat luotettavaa ja turvallista viestintäratkaisua hätätilanteisiin. Sen helppokäyttöisyys, monipuoliset ominaisuudet ja erinomainen yhteensopivuus tekevät siitä yhden markkinoiden johtavista vaihtoehdoista. Suosittelen kokeilemaan, jos tarvitset työkalua, joka varmistaa, että viestisi kulkevat perille silloin, kun sillä on eniten merkitystä.

Oma suositukseni on silti ehdollinen: valitsisin sen silloin, kun organisaatio on valmis sopimaan hälytysten, ryhmien ja vastausten käytännöistä ja ottamaan sovelluksen oikeasti osaksi arkea. Jos haet vain kevyttä keskustelukanavaa, tutumpi yleisviestisovellus voi olla helpompi ja tarkoituksenmukaisempi. Kun taas tärkeintä on järjestää viestintä tilanteissa, joissa oikean ryhmän tavoittaminen ja yhteinen toimintamalli painavat enemmän kuin vapaa keskustelu, Secappin lähestymistapa tuntuu perustellulta.